Ispričat ćemo vam jednu istinitu priču o birokraciji, o tome koliko je velika, snažna, imuna na promjene i koliko se duboko može ukopati. U doslovnom smislu riječi. Najbolji je dio te priče činjenica da se dogodila (i još traje) u Sjedinjenim Državama, u zemlji koju ocjenjuju sklonom brzim, praktičnim promjenama.
Odvezete li se seoskim putem sjeverno od Pittsburgha naići ćete na stari rudnik. Danas su na njegovu ulazu metalna vrata, a na tim vratima američka zastava. Sedamdesetak metara ispod zemlje, u prostoriji velikoj kao neki supermarket, oko šest stotina zaposlenika svakodnevno zaprima, sortira, preslaguje i odlaže fascikle u oko 28 tisuća udaljenih kabineta za “fileove”. Taj rudnik dovoljno je veliko mjesto za pohranu ogromne količine papira evidencija o mirovinama i mirovinskim pravima državnih zaposlenika. Taj izbor djelovao je kao poprilično logičan i racionalan krajem šezdesetih godina kad se vlada susrela s problemom arhiviranja puno papira. Odabrali su ruralni kraj s ugašenim rudnikom i pretvorili ga u najveće nacionalno papirološko leglo. Međutim, fascinantno je da se birokracija tako dobro ukorijenila u tom pennsylvanijskom rudniku da od tamo nije istjerana na neke elektroničke medije pohrane do današnjih dana. Jednom kad postavite birokratske temelje, teško ćete ih srušiti, pa čak i u Sjedinjenim Državama. I dandanas cijeli sustav rada u tom rudniku birokracije ostao je pretežno na papiru. Brzina rada i učinkovitost isti su kao sedamdesetih.
Izvjesni James W. Morrison koji je početkom osamdesetih, za mandata Ronalda Reagana, procijenio da će mu karijera biti uništena ako šira javnost dozna da se proces umirovljenja, za koji je postao odgovoran, u cijelosti vodi na papiru, uza svu ambicioznost nije napravio - ništa. Nedavno mu je rečeno da se ništa nije promijenilo ni puno nakon njegova odlaska. Rekao je samo: “Wow.”
Inače, rudnik s podacima o američkim umirovljenicima ima kultni status u američkoj birokraciji, nazivaju ga pećinom. Anees Chopra, glavna za pitanja tehnologije u Obaminoj administraciji, nazvala ju je ludom pećinom. Ukratko, u zadnjih 35 godina američkih vlada više visokopozicioniranih dužnosnika odlučilo se obračunati s birokratskom pećinom. Nisu uspjeli. Ušančila se što u nacionalnim što u državnim propisima. Čak je i ojačala.
U zadnjih pet godina trošak obrade jednog predmeta porastao je s 82 na 108 dolara, broj zaposlenih povećan je za 200, a ukupni troškovi dosegli su 55 milijuna dolara. I tako se u toj pećini svake godine gomila 100 tisuća novih fascikala, značajan dio papira prije toga kruži zemljom zrakom, kopnom, vodenim putevima; FedExom i drugim poštanskim uslugama. I tako, zaposlenici i dalje zimi dolaze i odlaze po mraku, puno hodaju (treba odložiti fileove u vrlo daleke i razgranate ogranke) pa imaju posebno organiziranu dostavu hrane. Uživaju u fleksibilnom korištenju godišnjih odmora te činjenici da će njihov fascikl, kad dođe red na njihovu mirovinu, taj dan biti prvi u redu. I, naravno, birokratskog posla je toliko da mogu uzimati prekovremene kad god to požele.
Naravno, birokratski procesi rada u pećini su vrlo složeni. Na ovom prostoru jednostavno nema dovoljno mjesta da ih sve opišemo, ali, vjerujte nam na riječ, ne biste se baš usrećili da sve to morate pročitati. Moramo naglasiti da i u Sjedinjenim Državama postoje oni koji smatraju da je taj sustav izuzetno efikasan. Baš kao što su u američkoj udruzi veterana bili toliko protiv online vođenja dosjea da se gotovo urušio pod pretrpanog skladišta njihove arhive, uvijek će mnogi u postojećim rješenjima vidjeti dobre stvari.
Za kraj, nagradno pitanje: Ako praktični Amerikanci imaju toliko problema s dijelovima svoje birokracije, što mislite gdje smo onda mi i koliko zapravo imamo prostora za napredak kad čak nismo ogromne birokratske aparate sakrili pod zemlju i u provinciju nego smo im osigurali najbolje i najprestižnije lokacije – iznad zemlje.
