Da dobiju novčanu pomoć u opremanju novorođenčadi roditelji više ne moraju hodati po šalterima i plaćati pristojbe. Od petka je na stranicama Grada Zagreba dostupna nova usluga e-Bebe, s kojom se cijeli postupak prijave može obaviti online, besplatno i u samo nekoliko klikova. O novoj aplikaciji, ali i onima koje dolaze, razgovarali smo s pročelnikom Ureda gradonačelnika Mirom Lacom.
Prije dvije godine najavili se potpunu digitalizaciju u gradskoj upravi. Što je do sad učinjeno?
Grad Zagreb je prije sedam godina osnovao Službu za upravljanje poslovnim procesima. Njihova prva zadaća bila je popis svih poslovnih procesa koji postoje u gradskoj upravi. Istovremeno je napravljen repozitorij legislative koja se veže uz te procese, odnosno popis svih aplikacija koje koriste gradska upravna tijela. Tako smo prikupili sve znanje na jednom mjestu o funkcioniranju uprave za koje smo se u prethodnim vremenima morali oslanjati na pojedinačno radno iskustvo svakog zaposlenika. Sve su te informacije spremljene u posebne datoteke i time smo stvorili pretpostavke za uspješnu digitalizaciju. U drugoj smo fazi pristupili uvezivanju strateških smjernica propisanih Strategijom Grada Zagreba s procesnim aktivnostima. Trenutačno se odvija treća faza, a to je digitalizacija poslovnih procesa. Do sada smo uspješno digitalizirali četiri poslovna procesa: sustav za kontrolu i nadzor proračunskih procesa, postupak izdavanja izvatka iz zbirke kupoprodajnih ugovora, podnošenje prijava za financiranje programa i projekata udruga koje se financiraju iz proračuna Grada Zagreba i zadnja usluga e-Bebe.
Video: Miro Laco o digitalizaciji Gradske uprave i usluzi E-bebe
Koliko je ljudi sudjelovalo u pripremi usluge e-Bebe?
Samo razvijanje usluge trajalo je osam mjeseci. Sudjelovalo je 20-ak ljudi u projektnom timu koji su delegirani iz više gradskih ureda i dvije IT tvrtke.
Na koji način funkcionira usluga i kako se do nje može doći?
Svi koji zadovoljavaju uvjete za opremu novorođenčadi grada Zagreba mogu na službenim stranicama Grada pronaći ikonu “e-Bebe” gdje vas kroz prilično pojednostavnjen postupak aplikacija vodi do kraja predaje zahtjeva. Ono što je najbitnije u cijelom postupku jest da roditelji ne moraju prikupljati razne potvrde o prebivalištu ili rodne listove za članove kućanstva, već sam sustav u pozadini prikuplja podatke automatski čim se kompletira prijava.
Jedini obvezan dokument je ugovor o vođenju transakcijskog računa na kojem je vidljiv IBAN podnositelja zahtjeva.
Cijeli je postupak prilično pojednostavnjen pa i oni koji nisu imali iskustva u rada s aplikacijama mogu vrlo jednostavno podnijeti samu prijavu i ona je dostupna 24 sata dnevno. No još jednom apeliram na mlade roditelje da prije prijave provjere udovoljavaju li uopće uvjetima za primanje pomoći. S kolikim iznosom grad pomaže za prvo, drugo, i treće dijete te svako sljedeće?
Grad Zagreb za prvo dijete isplaćuje 1800 kuna, za drugo dijete u obitelji 3600 kuna, a za treće i svako sljedeće dijete 54.000 kuna tijekom šest proračunskih godina. Uz to smo omogućili i mjeru “roditelj odgajatelj” koja dodatno izdvaja demografsku politiku Grada Zagreba kao jednu od najefikasnijih.
Koliko je do sada obrađeno zahtjeva za pomoć novorođenčadi i koliko se godišnje izdvaja??
Godišnje se približno obradi oko 6000 prijava. Tako da je u posljednjih 15 godina, koliko mjera egzistira, približno odobreno 90 tisuća zahtjeva. Što se tiče novca, godišnje se iz proračuna izdvaja oko 80 milijuna kuna.
Najavili ste i nove usluge e-Račun, e-Roditelji odgajatelji i e-Dozvole. Kad bi one mogle biti dostupne?
E-Račun je usluga koju ćemo vrlo brzo promovirati jer je u završnom testiranju. Smatram ga fundamentalnim procesom koji smo uspjeli u potpunosti digitalizirati od slanja računa digitalnim putem do digitalnog knjigovodstva. Time ćemo omogućiti za 12 i pol tisuća poslovnih suradnika Grada Zagreba (pravnih osoba) da svoje usluge i robe koje isporučuju Gradu Zagrebu digitalno fakturiraju. Sam proces modeliran je na puno efikasniji način, tj. znatno je unaprijeđen jer smo 46 posto smanjili broj procesnih aktivnosti. Samo za primjer ću istaknuti kako smo prethodno za Glavnu knjigu (dokument koji se tiska na kraju fiskalne godine) koja sadrži 30 tisuća stranica, gdje su evidentirane sve transakcije i njihovi papirnati prilozi za tekuću godinu, morali ‘spaliti’ nekoliko printera te natrpati cijelu sobu trajne arhivske građe. A sada se sve nalazi na jednom sticku koji je elektronički potpisan.
Što će pružati usluga e-Dozvole?
Sabor je prije desetak dana usvojio zakon koji regulira donošenje građevinskih dozvola i nekih 12 modula koji se vežu uz izdavanje dozvola. Mi ćemo u suradnji s našim nadležnim uredom što žurnije implementirati zakonsku regulative i njegove provedbene akte i tako omogućiti svima zainteresiranima da putem online usluge Grada Zagreba ubrzaju postupak njihova rješavanja.
Koliko godišnje obradite raznih zahtjeva i podnesaka?
Građani Grada Zagreba u prosjeku godišnje podnesu 850.000 papirnatih podnesaka, ne računajući priloge. Istovremeno gradski službenici izdaju 900.000 dokumenata. Kad se radi o zahtjevima iz financijskog poslovanja, uzevši u obzir ono što nam dolazi od vanjskih poslovnih suradnika, te transakcije proračunskim korisnicima te plaćanja na osnovi internih dokumenata, govorimo o nekih 190.000. To su goleme brojke i ja volim istaknuti kako je Grad Zagreb usporediv jedino kada bismo obuhvatili aktivnosti šest ministarstava. Stoga je i procesno modeliranje i sama digitalizacija navedenih procesa zahtijevala sustavan pristup.
lacina rodica iz gruda je vjerojatno prijavila već 68 djece.